Обзор рынка автоматизации ввода данных с документов в систему учета

Управление - Пользователю системы

ввод данных обработка документов загрузка автоматизация бизнеса

4
Главная цель для бизнеса - заработать как можно больше денег при меньших издержках. Тут же возникает вопрос - как? На самом деле, многих затрат можно легко избежать через автоматизацию рутинных процессов, таких как ввод первички. Сейчас представляется возможным и даже реальным такая картина, когда пользователи могут просто сфотографировать или отсканировать нужный документ, после чего программа автоматически переносит данные в систему учёта. Предлагаем узнать о таких сервисах подробнее в нашем обзоре.

        Вам подойдут эти сервисы, если Вы:

 

  1. Бухгалтер. Обладаете авторитетом среди коллег, оказываете влияние на принятие решений в компании, в том числе по закупкам. Чувство перегруженности и хронической усталости вам знакомо, как никому другому.

 

  1. Руководитель среднего и малого бизнеса (SMB-сегмент). Хотите сократить затраты на персонал, выполняющий функцию обработки первички.

 

      Вы наверняка согласитесь с тем, что бухучёт является важной составляющей любого бизнеса. Он требует особого внимания со всех сторон. Раньше дела в бухгалтерии вели в бухгалтерских книгах, позднее в ms excel, а в последнее время повышенный интерес вызывают облачные сервисы учёта данных, такие как “Мое дело”, “Контур.Бухгалтерия”, “Главбух 24/7” и др. Однако, какую бы систему вы не использовали, проблемы, с которыми сталкиваются бухгалтеры, остаются теми же. Так давайте определим, какая проблема на данный момент стоит перед бизнесом и бухгалтерией, в частности.

 

Проблема: большие временные и денежные затраты на обработку и ввод первичных документов + высокая вероятность допущения ошибок при вводе.

 

Решение: использование сервисов для загрузки данных из первичных документов в систему учета. Процесс состоит из трех шагов: сканирование, проверка и выгрузка данных в вашу систему учета. Первое, что вы делаете, сканируете нужный документ. После чего сервис распознает его ключевые элементы, необходимые к учету, и отображает их в интерфейсе программы. Вам остается сверить распознанные данные с оригиналом, убедиться в соответствии и одобрить документ. Последний шаг - это выгрузка полученных данных в вашу систему учета.

 

Вводные параметры:

Учет ведется в любой бухгалтерской системе, имеем большие затраты на ввод первичных документов (торг12, счет-фактура, упд, акты, счета) в месяц.

Оборудование - наличие сканера (желательно с лотком автоподачи).

Требования к скану: от 300 dpi. 

 

Предлагаем Вам ознакомиться с обзором сервисов по автоматизации ввода данных из первичных документов в систему учета.

 

     Entera

Облачный сервис по распознаванию и загрузке данных из первичных документов в систему бухгалтерского учета.

 

      Сервис автоматизирует процесс ввода первички в систему учета (1С, мое дело, главбух 24/7 и др.), а для аутсорсинговых компаний упрощает процесс получения документов от клиентов.

Результат – сокращение времени на ввод данных в 1С, увеличение прибыли и оперативный обмен скан-копиями документов с клиентами.

Распознаваемые документы: товарная накладная, счет, счет-фактура, акт выполненных работ, УПД, ТОРГ12 и др.

Скорость обработки: 30 секунд.

Точность распознавания - высокая.

 

        Преимущества:

  • Высокая точность - благодаря интеллектуальным технологиям распознавания ABBYY и специально разработанному алгоритму поиска и извлечения необходимых данных, распознавание всех ключевых элементов из документов становится точнее и процент ошибок значительно снижается;

  • Высокая скорость распознавания документов;

  • Отсутствие необходимости покупать лицензию - платите только за распознанные страницы, при этом не имеет значения каким количеством учетных систем вы пользуетесь. К примеру, если вы обслуживаете несколько компаний и для каждой используется своя учетная система, вам не придется покупать отдельную лицензию для каждой компании;

  • Удобный интерфейс, позволяющий работать только с необходимыми данными. В процессе работы появляются всплывающие подсказки демонстрирующие необходимую часть оригинального документа;

  • Программа производит расчет всех табличных данных, и указывает на возможные ошибки при вводе;

  • Автоматическая проверка всех реквизитов контрагентов;

  • Точный подбор и сопоставление входящих и внутренних номенклатур, а в случае отсутствия номенклатуры система предложит создать новую;

  • Возможность загрузки данных в любую систему складского и бухгалтерского учета, а открытый API позволяет интегрироваться вообще с любой необходимой системой;

  • Архивация всех загруженных документов, с возможностью быстрого поиска по основным параметрам документа.

 

        Ограничения:

  • Для работы с сервисом необходимо подключение к интернету, т.к. сервис находится на удаленном сервере;

  • У вас могут возникнуть опасения насчет сохранности данных, но создатели сервиса уверяют, что используют современные технологии шифрования, такие же как при осуществлении банковских платежей.   

 

      EFSOL:Загрузка документов, 42clouds:Загрузка документов

—  Внешняя обработка к 1С, позволяющая быстро ввести первичные документы в 1С с помощью сканера.

 

      Не смущайтесь, что в заголовке упомянуты сразу два названия, это одно и то же приложение. Изначально это внешняя обработка для систем 1С, соответственно процесс происходит в интерфейсе 1С. Поддерживаются несколько основных конфигураций 1С, есть возможность работы с конфигурированными версиями, в первую очередь заточены под обслуживание своего облачного 1С сервиса. Работает с файлами в форматах xls, pdf, jpg. Распознавание происходит в облаке, используется функционал ABBYY Flexi Capture. Затем загрузка во внешнюю обработку, в которой происходит процесс верификации с возможностью корректировки, сопоставления номенклатур, автоматического создания элементов справочника.

Распознаваемые документы: С/Ф, торг12, упд, паспорт рф, акт, счет по форме 1С.

Скорость обработки: от 30 секунд до 2 минут на страницу.

Точность распознавания - высокая.

 

        Преимущества:

  • Работа в интерфейсе 1С, кому-то может показаться более удобным не перескакивать из одного приложения в другое;

  • Есть расширение для браузера chrome и windows для загрузки документов на сервер распознавания;

  • Хороший уровень качества распознавания, но используется решение ABBYY Flexi Capture, которое работает с шаблонами документов и иногда дает сбой;

  • Удобная система обновления программы, т.е. Вам не нужно беспокоиться об обновлении, т.к. внешняя обработка при каждом запуске проверяет наличие обновлений и сама скачивает новое приложение Вам на компьютер, правда неизвестно, что еще она может Вам скачать;

  • Сопоставление номенклатур на хорошем уровне, предлагаются наиболее подходящие варианты.

 

        Ограничения:

  • Кроме оплаты распознавания каждой страницы, как в предыдущем сервисе entera.pro, дополнительно необходимо приобретать лицензию на каждое рабочее место сроком на один год, не дешевое удовольствие для небольших компаний;

  • Если документ плохо распознался, нет ручного режима ввода, остается только снова послать документ на распознавание и надеяться на лучший результат;

  • В архиве хранится черно-белая версия документа, далеко не всегда этого достаточно для предоставления клиенту;

  • Интерфейс 1С накладывает множество ограничений, цветовая индикация ошибок плохо понятна, не понятны значки в системе, потребуется время чтобы разобраться со всеми тонкостями системы;

  • Отсутствующие элементы справочника создаются автоматически, без подтверждения пользователя, что может повлечь за собой создание аналогов в системе;

  • При загрузке изображения больше 600 dpi и больше формата А4 списывают более одной страницы со счета, завязка на размер документа 22,5 Мб;

  • Открытие скана оригинального документа через внешнее приложение, очень не удобно проверять распознанные данные и вносить корректировки в двух разных окнах.  

 

      Gendalf

—  Программа, которая автоматически вводит накладные, счета-фактуры и УПД в в базу 1С за вас.

 

      Внешняя обработка со встроенным модулем распознавания собственной разработки (как уверяют менеджеры), все происходит локально, на вашем компьютере. Подгружаются документы со сканера или из папки, далее сопоставление и верификация вручную.

Распознаваемые документы: ТОРГ12, С/Ф, УПД, Акт, возможны небольшие корректировки по форме, самостоятельно.

Скорость обработки: от 15 секунд до 2 минут страница, зависит от мощности компьютера.

Точность распознавания - средняя.

 

        Преимущества:

  • Оплата только за ежегодное использование, на каждое рабочее место приобретается отдельная лицензия, без ограничения по количеству страниц;

  • Работает оффлайн, не требует подключения к интернету, но и требования к рабочему компьютеру очень сильно возрастают, т.к. движок распознавания устанавливается на компьютер пользователя;

  • Хорошо построена проверка табличных данных, система быстро и точно производит расчет и указывает на ошибки;

  • Проводят бесплатную демонстрацию. В случае, если вы находитесь в Ростове-на-Дону, специалисты приедут к вам в офис и лично покажут, как работает  программа.

           

        Ограничения:

  • Невысокое качество распознавания, самописный движок очень сильно уступает в качестве распознавания решениям от ABBYY, часто возникают непонятные символы, которые необходимо удалять вручную, что очень тормозит процесс;

  • Низкая скорость загрузки ввиду того, что движок расположен на том же компьютере что и учетная система 1С;

  • Периодические вылеты программы, по тем же причинам, видимо при обработке большого количества документов оперативная память компьютера просто не справляется.

 

      FILLIN: Загрузка документов  

—  Это программа для автоматизированного ввода первичных документов в базу 1С при помощи сканера.

 

      Внешняя обработка со встроенным модулем распознавания, все происходит локально. Подгружаются документы со сканера или из папки, распознаются встроенным модулем собственной разработки, далее сопоставление и верификация вручную. Работают на доработанном Tesseract - бесплатный движок от google. Качество распознавания гораздо хуже чем abbyy.

Распознаваемые документы: ТОРГ12, С/Ф, УПД, Акт, возможны небольшие корректировки по форме, самостоятельно, бесплатно предоставляют модуль fillin дизайнер - редактор шаблонов, говорит что можно сделать практически любой шаблон.

Скорость обработки: 30-40 секунд, зависит от мощности вашего компьютера.

Точность распознавания - зависит от качества скана.

 

        Преимущества:

  • Работает оффлайн, позволяет вести работу, даже когда нет подключения к интернету;

  • Внешняя обработка не меняет конфигурацию и запускается прямо из 1С;

 

        Ограничения:

  • Длительная установка программы, самостоятельно не устанавливается;

  • Сервис работает с некоторыми сбоями, поэтому для тех, кто хочет обрабатывать большие объемы документов, этот сервис скорее всего не подходит;

  • Медленная скорость обработки документов, качество распознавания значительно хуже, чем у аналогичных сервисов.

  

 

Название

Entera pro

42 clouds/efsol

Gendalf

Fillin

Стоимость

6 - 10 руб./стр.

12 000 руб./год + от 6 руб/стр.

9 800 - 68 500 руб./год

9 000 - 29 000 руб./год

Точность распознавания

высокая

высокая

средняя

низкая

Движок

АBBYY OCR SDK + инновационный алгоритм

АBBYY FlexiCapture

Собственной разработки

Доработанный tesseract

Облачный архив

есть

есть

нет

нет

Проверка реквизитов контрагентов

автоматически

нет нет нет

Поддерживаемые системы учета

любая учетная система (открытый api)

1С (версия от 8.0)

1С (версия от 8.0) 1С (версия от 8.0)
4

См. также

Избранное Подписка Сортировка: Древо
В этой теме еще нет сообщений.
Оставьте свое сообщение